5.2.1 Datenkategorien

Wenn Sie unser Kontaktformular nutzen, um mit uns in Kontakt zu treten, werden durch unseren Auftragsverarbeiter für das Website-Hosting die Kommunikationsdaten, welche Sie aktiv in den Formularfeldern angeben (insbesondere Vor- und Nachname, Funktions- bzw. Positionsbezeichnung, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Faxnummer, Adresse der Betriebs-/Arbeitsstätte, Signatur und Kommunikationsverlauf bzw. Inhalt gesendeter Nachrichten sowie deren Anhänge) und automatisch erfasste, technische Metadaten verarbeitet, die für den Weiterleitungsprozess der Kommunikationsdaten an die UABS und die Sicherheit notwendig sind (z. B. IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs sowie Informationen über den eingesetzten Browser).
Unser Auftragsverarbeiter für Webhosting verarbeitet Inhaltsdaten des Kontaktformulars automatisch, um diese technisch für die Weiterleitung an eine E-Mail-Adresse der UABS aufzubereiten. Es werden durch den Auftragsverarbeiter für das Webhosting keine inhaltlichen Auswertungen der für uns bestimmten Kommunikationsdaten vorgenommen. 
>>> Weitere Informationen zu verarbeiteten Datenkategorien durch unseren Webhoster (Auftragsverarbeiter) beim Besuch unserer Website können Sie dem Kapitel „Besuch unserer Website“ im Absatz „Datenkategorien“ dieser Datenschutzerklärung entnehmen.
>>> Weitere Informationen zu verarbeiteten Datenkategorien bei der Nutzung unseres Kontaktformulars, die von der UABS und unserem E-Mail- und Kalenderdienst (Auftragsverarbeiter) verarbeitet werden, können Sie dem Kapitel „Kontakt per E-Mail“ im Absatz „Datenkategorien“ dieser Datenschutzerklärung entnehmen.

5.2.2 Datenempfänger

Die UABS nutzt für das Hosting ihrer Website den Anbieter: Ledl.net GmbH & Co KG, Lederergasse 6 in 5204 Straßwalchen, Österreich (nachfolgend kurz als „LEDL“ bezeichnet).
LEDL bietet die Möglichkeit zum Hosten und Erstellen von Webseiten.
Wenn Sie unsere Website besuchen, verarbeitet LEDL die genannten personenbezogenen Daten.
Von LEDL erfasste Daten werden ausschließlich auf Servern innerhalb der EU bzw. des EWR verarbeitet. Serverstandorte sind Wien in Österreich und München in der Bundesrepublik Deutschland.
Die über das Kontaktformular erfassten Daten werden von LEDL an die E-Mail-Adresse der UABS weitergeleitet.
>>> Weitere Informationen darüber, wie die über das Kontaktformular erfassten und an die E-Mail-Adresse der UABS weitergeleiteten Daten verarbeitet werden, können Sie dem Kapitel „Kontakt per E-Mail“ im Absatz „Datenempfänger“ dieser Datenschutzerklärung entnehmen.

5.2.3 Zweck und Rechtsgrundlage

Die Nutzung unseres Auftragsverarbeiters für Webhosting für den Betrieb des Kontaktformulars erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Es besteht unserseits ein berechtigtes Interesse daran, die technische Bereitstellung des Kontaktformulars und die sichere und zuverlässige Übermittlung Ihrer erfassten Daten an unser E-Mail-System zu gewährleisten.
>>> Weitere Informationen darüber, zu welchem Zweck und auf welcher Rechtsgrundlage die bei der Nutzung des Kontaktformulars verarbeiteten Metadaten durch unseren Auftragsverarbeiter für Webhosting verarbeitet werden, finden Sie im Kapitel „Besuch unserer Website“ im Abschnitt „Zweck und Rechtsgrundlage“ dieser Datenschutzerklärung.
>>> Weitere Informationen darüber, zu welchem Zweck und auf welcher Rechtsgrundlage die im Kontaktformular erfassten Daten durch die UABS verarbeitet werden, finden Sie im Kapitel „Kontakt per E-Mail“, im Abschnitt „Zweck und Rechtsgrundlage“ dieser Datenschutzerklärung.

5.2.4 Speicherdauer

Über das Kontaktformular eingegebene Daten werden nicht dauerhaft auf den Webservern oder in einer Web-Datenbank unseres Webhosters gespeichert. Ihre Nachricht wird unmittelbar an unser E-Mail-System weitergeleitet.
Um die Weiterleitung zu gewährleisten und aus Sicherheitsgründen (z. B. zur automatischen Spam-Abwehr) werden die Daten kurzzeitig auf den Mailservern unseres Auftragsverarbeiters zwischengespeichert. Im Anschluss an die erfolgreiche Übermittlung an unser E-Mail-System werden diese temporären Daten von den Servern unseres Website-Hosters automatisch gelöscht.
>>> Weitere Informationen darüber, wie lange die bei der Nutzung des Kontaktformulars durch die UABS erfassten Daten gespeichert werden, finden Sie im Kapitel „Kontakt per E-Mail“, im Abschnitt „Speicherdauer“ dieser Datenschutzerklärung.

5.2.5 Sicherheit

Die Übermittlung der Daten aus dem Kontaktformular erfolgt entsprechend dem aktuellen Stand der Technik mittels Transportverschlüsselung (SSL/TLS).
>>> Weitere Informationen zur Sicherheit von LEDL bei der Nutzung des Kontaktformulars, finden Sie im Kapitel „Besuch unserer Website“ unter dem Absatz „Sicherheit“ dieser Datenschutzerklärung.
>>> Weitere Informationen zum Thema Sicherheit bei der Nutzung des Kontaktformulars in Bezug auf die Datenverarbeitung durch die UABS finden Sie im Kapitel „Kontakt per E-Mail“ unter dem Absatz „Sicherheit“ dieser Datenschutzerklärung.

5.3.1 Datenkategorien

Bei den verarbeiteten Daten, welche von unserem E-Mail- und Kalenderdienst verarbeitet werden, handelt es sich insbesondere um Kommunikationsdaten (z. B. Absender- und Empfängerdaten), Metadaten (z. B. Zeitstempel, IP-Adressen, hieraus ableitbare Standortdaten) sowie weitere Daten, die zur Gewährleistung der sicheren und störungsfreien Bereitstellung des E-Mail- und Kalenderdienstes erforderlich sind.
Von der UABS werden personenbezogene Daten, wie Vor-, Zunamen, Funktions- bzw. Positionsbezeichnung, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Faxnummer, Adresse der Betriebs-/Arbeitsstätte, Standortdaten für Vor-Ort-Termine, Signatur, Datum und Uhrzeit des Kontaktes und der Kommunikationsverlauf bzw. Inhalt gesendeter Nachrichten sowie deren Anhänge verarbeitet.
Der Umfang der verarbeiteten Daten hängt maßgeblich davon ab, welche Informationen Sie uns selbst zur Verfügung stellen oder welche für die Bearbeitung Ihres Anliegens erforderlich sind.
E-Mails, die uns unaufgefordert zugesandt werden und als unerwünscht bzw. Spam eingestuft werden, werden durch unseren E-Mail-Dienst automatisiert gefiltert und in einem separaten Spam-Ordner abgelegt. Diese E-Mails werden in der Regel nicht geöffnet oder inhaltlich zur Kenntnis genommen.

5.3.2 Datenempfänger

An eine E-Mail-Adresse der UABS gesendete Nachrichten werden nicht an Dritte weitergeleitet, es sei denn, dies ist zur Bearbeitung Ihres Anliegens notwendig, wir sind gesetzlich dazu verpflichtet oder Sie haben dazu ausdrücklich eingewilligt.
Innerhalb der UABS erhalten diejenigen Personen bzw. Stellen Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten, die diese Zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten benötigen.
Insofern vertraglich die Möglichkeit dazu besteht, zur Erfüllung der mit Ihnen bzw. Ihrer Organisation vereinbarten Dienstleistungen, Subunternehmen und andere externe Partner zum Einsatz zu bringen, so können die aufgeführten personenbezogenen Daten auch von diesen gespeichert und verarbeitet werden. Ihre Organisation wird vorher dazu informiert, wenn in einem solchen Fall ein Subunternehmen und andere externe Partner personenbezogene Daten von uns erhalten und in unserem Auftrag verarbeiten.
Um E-Mails zu empfangen und Termine zu verwalten, nutzt die UABS die Software „Microsoft Outlook“. Bei Microsoft Outlook handelt es sich um einen cloudbasierten E-Mail- und Kalenderdienst des Unternehmens Microsoft Corporation mit Sitz in One Microsoft Way, Redmond, WA 98052, USA bzw. der Tochtergesellschaft Microsoft Ireland Operations Ltd..
Die Microsoft Corporation verarbeitet personenbezogene Daten auf Grundlage eines mit der UABS geschlossenen Vertrags zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO). Die Datenverarbeitung erfolgt ausschließlich in dem Umfang, wie es für die Bereitstellung und Nutzung von Microsoft Outlook sowie zur Erfüllung unserer Zwecke erforderlich ist.
Eine Verarbeitung personenbezogener Daten durch Microsoft Outlook erfolgt normalerweise auf Servern in Deutschland oder innerhalb der EU. Es kann leider nicht ausgeschlossen werden, dass personenbezogene Daten an Standorte in den USA übermittelt werden.
Für die USA besteht ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission (EU-U.S. Data Privacy Framework), unter dem die Microsoft Corporation zertifiziert ist. Ergänzend sichert Microsoft die Einhaltung europäischer Datenschutzanforderungen auf Grundlage der Standardvertragsklauseln der EU-Kommission gemäß Art. 46 DSGVO zu. Dieses Schutzniveau gilt auch für von Microsoft eingesetzte Unterauftragsverarbeiter.
>>> Weitere Informationen zu den Microsoft-Datenschutzbestimmungen bei der Nutzung von Microsoft Teams finden Sie unter folgendem Link: https://www.microsoft.com/de-de/privacy/privacystatement.

5.3.3 Zweck und Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten geschieht, damit wir Ihr Anliegen bzw. geschäftliche Vorgänge bearbeiten können und der Bearbeitungsstand bzw. die erbrachte Leistung nachvollzogen werden kann.
Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, insofern Ihr Anliegen im Zusammenhang mit der Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen oder der Erfüllung eines Vertrages steht.
Andernfalls liegt der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten unsererseits ein berechtigtes Interesse gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO zugrunde. Unser berechtigtes Interesse besteht darin, an uns gesendete Anliegen effizient zu bearbeiten und zu beantworten, eine reibungslose Kommunikation mit unseren Geschäftspartnern sowie die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen (z. B. im Rahmen von rechtlichen Streitigkeiten oder Gerichtsprozessen) sicherzustellen.
Sollte im Einzelfall eine Einwilligung zur Verarbeitung für einen oder mehrere bestimmte Zwecke vorliegen, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Diese Einwilligung kann von Ihnen jederzeit widerrufen werden, ohne dass die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird. Zudem kann die Verarbeitung zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen (z. B. steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten) nach Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO erfolgen.
Eine Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt grundsätzlich freiwillig. Es kann jedoch im Rahmen bestehender Verträge mit uns oder Ihrer Organisation verpflichtend vorgeschrieben sein (z. B. zur Benennung von Ansprechpartnern).
Außerdem kann es für den Abschluss und die Durchführung eines Vertrages erforderlich sein, personenbezogene Daten anzugeben. Ohne eine solche Bereitstellung dieser Daten können wir einen Vertragsabschluss nicht realisieren, Ihr Anliegen nicht bearbeiten und die Kommunikation nicht aufrechterhalten.
Die Übermittlung personenbezogener Daten an unseren Steuerberater sowie an Behörden erfolgt zur Erfüllung unserer gesetzlichen Buchführungs- und Meldepflichten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.
Die Weitergabe und Verarbeitung von personenbezogenen Daten an bzw. durch Subunternehmen oder andere externe Partner erfolgt, zur Erfüllung des mit Ihrer Organisation geschlossenen Vertrages, z. B. über die sicherheitstechnische Betreuung. Die Grundlage dafür ist demzufolge Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Sollte das Subunternehmen oder andere externe Partner in unserem Auftrag bei Ihnen tätig werden, so haben wir mit diesen einen entsprechenden Verträge zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen, um den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten sicherzustellen.
Bei unerwünschten als Spam eingestuften Nachrichten oder anderen von uns nicht gewollten Kontaktversuchen, erfolgt die Verarbeitung anfallender personenbezogener Daten zum Zweck der Aufrechterhaltung der IT-Sicherheit, zur Abwehr unerwünschter Kommunikation (Blocklisten) sowie zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Daran haben wir gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO ein berechtigtes Interesse. Eine darüberhinausgehende Verarbeitung findet nicht statt.

5.3.4 Speicherdauer

Die UABS speichert Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen. Sobald Ihre Daten nicht mehr aus den o. g. Zwecken benötigt werden und die Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind, werden diese endgültig gelöscht. Bei den angegebenen Fristen hat immer die längste Frist Vorrang.
Die Berechnung der Fristen erfolgt taggenau oder beginnt gemäß den gesetzlichen Vorgaben nach Abgabenordnung und des BGB mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in welchem der Vertrag beendet, die Rechnung gestellt oder das entsprechende Ereignis (z. B. die Beratung) abgeschlossen wurde.
Personenbezogene Daten in geschäftlichen Dokumenten, E-Mails oder Kalendereinträge mit dem Zweck, einen Vertrag vorzubereiten, abzuschließen, zu bearbeiten oder rückgängig zu machen werden für 6 Jahre aufbewahrt.
Personenbezogene Daten in anderen geschäftlichen Dokumenten, E-Mails, wie zu Korrespondenz und Projektinhalten, oder Kalendereinträge werden während der Geschäftsbeziehung und anschließend bis zu 3 Jahre danach bei der UABS gespeichert.
Personenbezogene Daten in Verträgen, Vertragsunterlagen sowie in buchhaltungs- oder steuerrelevanten Dokumenten und E-Mails werden aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungspflichten (gemäß Abgabenordnung und Handelsgesetzbuch) für 10 Jahre aufbewahrt.
Beratungsprotokolle und Nachweise über Beratungen im Arbeits-, Brand- oder Umweltschutz können im Einzelfall bis zu 30 Jahre gespeichert werden, sofern dies zur Abwehr von langzeit-Haftungsansprüchen (insb. bei Personenschäden gemäß § 199 Abs. 2 BGB) erforderlich ist.
Andere an uns übermittelten personenbezogene Daten, bleiben solange bei uns gespeichert, bis der Zweck für die Datenspeicherung entfällt, Sie uns zur Löschung auffordern oder Sie Ihre Einwilligung zur Speicherung widerrufen.
Eine Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten über die genannten Zeiträume hinaus kann im Ausnahmefall erforderlich sein. Dies ist dann der Fall, solange es unsererseits nachweislich zwingende schutzwürdige Gründe gibt, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten als betroffene Person überwiegen oder die Verarbeitung ist zur Verteidigung, Ausübung oder Geltendmachung von Rechtsansprüchen notwendig, z. B. zum Nachweis einer ordnungsgemäßen Beratung.
Personenbezogene Daten, wie E-Mail-Adressen oder Telefonnummern, die zur Aufrechterhaltung der IT-Sicherheit, zur Abwehr unerwünschter Kommunikation (z. B. Spam-E-Mails oder Werbeanrufe) verarbeitet werden, werden grundsätzlich für die Dauer von drei Jahren gespeichert. Nach Ablauf dieses Zeitraums wird überprüft, ob eine weitere Speicherung zur Abwehr erneuter Kontaktversuche erforderlich ist. Nicht mehr erforderliche Daten werden gelöscht.
Im Spam-Ordner abgelegte E-Mails werden nach maximal 30 Tagen automatisch endgültig gelöscht.

5.3.5 Sicherheit

Unser Auftragsverarbeiter für E-Mail- und Kalenderdienst (Microsoft Corporation) gewährleistet durch organisatorische und technische Maßnahmen die Sicherheit der verarbeiteten Daten. Dabei kommen insbesondere Verschlüsslung während der Übertragung und Speicherung, Zugriffsbeschränkungen und regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen zum Einsatz. Microsofts cloudbasierte Plattformen erfüllen übliche Sicherheitsstandards für solche Anwendungen bzw. Produkte.
Bei der Nutzung von cloudbasierten Microsoft-Produkten kann es passieren, dass Daten auf Servern in den USA verarbeitet werden.
Entsprechend der Rechtlage in den USA haben US-Ermittlungsbehörden im Prinzip ungehinderten Zugriff auf alle Daten, die auf Servern in den USA gespeichert werden.
Außerdem können US-Ermittlungsbehörden im Rahmen des sog. CLOUD-Act bei Microsoft auch die Herausgabe von personenbezogenen Daten verlangen, die sich auf Servern in der EU befinden.
Von der UABS in Folge des E-Mail-Verkehrs erhobene personenbezogene Daten werden in der Regel innerhalb weniger Tage vom cloudbasierten E-Mail-Postfach auf die lokale IT-Infrastruktur der UABS übertragen. Diese Daten sind fortan auf physischen, unternehmenseigenen Datenträgern gespeichert. Eine Übermittlung zur Speicherung an externe Server-Infrastrukturen oder IT-Systeme außerhalb unseres direkten physischen Zugriffsbereiches erfolgt nicht.
Die dazu eingesetzte Hardware ist durch physische Zugangskontrolle und striktes Berechtigungsmanagement gegen unbefugten Zugriff geschützt. Die für die UABS tätigen Personen haben nur Zugriff auf diejenigen personenbezogene Daten, die zur Aufgabenerfüllung notwendig sind.
Um Datenverlust und die Wiederherstellbarkeit zu gewährleisten, werden systematische, lokale Sicherungskopien auf physischen Speichermedien gespeichert. Diese Datenträger werden in passwortgeschützten Sicherheitsbehältnissen (Safes) verwahrt, um sie vor Diebstahl, unbefugtem Zugriff und physischen Einwirkungen zu schützen.
Datenträger mit personenbezogenen Daten sind durch Hardware-Verschlüsselung (z. B. USB-Sticks oder Festplatten mit integrierter AES-256-Verschlüsselung) geschützt. Erst nach PIN-Eingabe direkt am Gerät oder sicherem Hardware-Passwort ist der Zugriff möglich.
Bei der Netzwerksicherung der lokalen Systeme kommen Firewalls und aktuelle Sicherheitssoftware gegen Angriffe von außen zum Einsatz.
Die Mitarbeiter der UABS sind zur Verschwiegenheit verpflichtet und haben darauf zu achten, dass Dokumente nicht durch Unbefugte eingesehen werden können. Beim Verlassen des Arbeitsplatzes sind personenbezogene Dokumente sicher zu verstauen und die Bildschirmsperre muss wirksam werden.
Damit die Mitarbeiter der UABS wissen, wie personenbezogenen Daten zu schützen sind, werden diese schriftlich zur Einhaltung der datenschutzrechtlichen Anforderungen verpflichtet und regelmäßig zu Datenschutz betreffenden Sicherheitsrisiken und Verhaltensweisen geschult.

5.4.1 Datenkategorien

Vor- und Zunamen, Funktions- bzw. Positionsbezeichnung, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Faxnummer, Adresse der Betriebs-/Arbeitsstätte, Datum und Uhrzeit des Kontaktes und ggf. stichpunktartige Niederschriften über wesentliche Gesprächsinhalte und Gesprächspartner zur Dokumentation der Geschäfts- bzw. Beratungsvorgänge.
Zur Sicherstellung der geschäftlichen Erreichbarkeit können Kontaktdaten, wie Name, Telefonnummer und ggf. Bezeichnung bzw. Kürzel Ihrer Organisation, in beruflich genutzten, mobilen Endgeräten der UABS-Mitarbeiter hinterlegt werden.
Der Umfang der verarbeiteten Daten hängt maßgeblich davon ab, welche Informationen Sie uns selbst zur Verfügung stellen oder welche für die Bearbeitung Ihres Anliegens erforderlich sind.

5.4.2 Datenempfänger

Innerhalb der UABS erhalten diejenigen Personen bzw. Stellen Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten, die diese Zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten benötigen.
>>> Weiter Informationen zur Datenverarbeitung durch in unserem Auftrag tätige Subunternehmen und andere externe Partner finden Sie im Kapitel „Kontakt per E-Mail“ unter dem Absatz „Datenempfänger“.

5.4.3 Zweck und Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung Ihrer Daten im Rahmen der telefonischen Kontaktaufnahme erfolgt zur Bearbeitung Ihres Anliegens (Beantwortung von Anfragen oder Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen) gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO oder aufgrund unseres berechtigten Interesses an einer effektiven Kommunikation mit Interessenten und Dritten gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
>>> Weitere Informationen darüber, zu welchem Zweck und auf welcher Rechtsgrundlage die bei einem telefonischen Kontakt anfallenden Daten durch die UABS verarbeitet werden, finden Sie im Kapitel „Kontakt per E-Mail“, im Abschnitt „Zweck und Rechtsgrundlage“.

5.4.4 Speicherdauer

In mobilen Endgeräten hinterlegte Adressbucheinträge werden jährlich auf Aktualität geprüft. Kontakte, zu denen seit mehr als drei Jahren keine Kommunikation mehr stattgefunden hat, werden gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (z. B. aus dem Steuer- oder Handelsrecht) entgegenstehen.
Aufzeichnungen oder Niederschriften aus Audio- und Videokommunikation mit dem Zweck, einen Vertrag vorzubereiten, abzuschließen, zu bearbeiten oder rückgängig zu machen werden für 6 Jahre aufbewahrt.
Andere geschäftliche Aufzeichnungen und Niederschriften aus Audio- und Videokommunikation, werden während der Geschäftsbeziehung und anschließend bis zu 3 Jahre danach bei der UABS gespeichert.
>>> Weitere Informationen darüber, wie lange Daten, welche aus Audio- und Videokommunikation hervorgegangen sind, durch die UABS gespeichert werden, finden Sie im Kapitel „Kontakt per E-Mail“, im Abschnitt „Speicherdauer“ dieser Datenschutzerklärung.

5.4.5 Sicherheit

Audio- und Videokommunikation findet abgeschirmt von unbefugten Dritten statt, sodass ein ungewolltes Mithören verhindert wird.
Um Ihre Daten vor unbefugtem Zugriff zu schützen, wird vor der Preisgabe von personenbezogenen Daten eine Identitätsprüfung durchgeführt. Hierzu werden während der Kommunikation gezielt typischerweise nur Ihnen als rechtmäßiger Kontaktpartner bekannte Informationen oder Authentifizierungsmerkmale abgefragt. Erst nach dem positiven Abgleich dieser Informationen werden detaillierte personenbezogene Auskünfte erteilt.
Eine Aufzeichnung von Audio- und Videokommunikation findet nicht statt, es sei denn, es wurde von allen Beteiligten vorher eine ausdrückliche Einwilligung hierzu eingeholt.
Handschriftliche oder digitale Notizen werden vor dem Zugriff unbefugter Dritter geschützt verwahrt.
>>> Weitere Informationen zur Sicherheit von gespeicherten Daten bei der UABS, finden Sie im Kapitel „Kontakt per E-Mail“, im Abschnitt „Sicherheit“.

5.5.1 Datenkategorien

Es werden Teilnehmerstammdaten, wie Nickname/Anzeigename, Vor- und Zunamen, Funktions- bzw. Positionsbezeichnung, E-Mail-Adresse und Profilbild/-icon verarbeitet.
Außerdem werden Kommunikationsinhalte, wie Audio-, Video-, Chatinhalte, geteilte Dateien oder Informationen, wie bei Bildschirmfreigabe sowie das Datum und die Uhrzeit der Durchführung verarbeitet.
Sollte es zu einer Aufzeichnung der Besprechung kommen, so werden auch die aufgezeichneten Audio-, Video- und Präsentationsinhalte verarbeitet. Sie werden vorher dazu informiert, wenn eine Aufzeichnung des Online-Meetings stattfinden soll. Das Anwendungsprogramm, über welches Sie die Webkonferenz ausführen, wird Ihnen anzeigen, wenn eine Aufzeichnung gestartet wurde.
Der Umfang der verarbeiteten Daten hängt maßgeblich davon ab, welche Informationen Sie uns selbst zur Verfügung stellen oder welche für die Bearbeitung Ihres Anliegens erforderlich sind.
Durch unseren Auftragsverarbeiter für Webkonferenzen werden weiterhin Meeting-Metadaten, wie Datum, Uhrzeit, Dauer des Meetings, Teilnehmer-IP-Adressen, Ort des Zugriffs und Geräte-/Hardwareinformationen verarbeitet.

5.5.2 Datenempfänger

Zur Durchführung der Webkonferenzen nutzen wir „Microsoft Teams“. Es handelt es sich um eine cloudbasierte Kommunikations- und Kollaborationsplattform des Unternehmens Microsoft Corporation mit Sitz in One Microsoft Way, Redmond, WA 98052, USA.
Die Microsoft Corporation verarbeitet personenbezogene Daten auf Grundlage eines mit der UABS geschlossenen Vertrags zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO). Die Datenverarbeitung erfolgt ausschließlich in dem Umfang, wie es für die Bereitstellung und Nutzung von Microsoft Teams sowie zur Erfüllung unserer Zwecke erforderlich ist.
Bei den verarbeiteten Daten handelt es sich um Daten, welche dazu dienen, die einwandfreie Funktionsweise und Sicherheit von Microsoft Teams zu gewährleisten.
>>> Weitere Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten durch Microsoft können dem Kapitel „Kontakt per E-Mail“ unter dem Absatz „Datenempfänger“ entnommen werden.
Auf die während der Webkonferenz geteilten Informationen, haben neben der UABS auch weitere Besprechungs-Teilnehmer Zugriff. Die Teilnehmer können Einzelpersonen bzw. Beschäftigte bzw. Vertreter einer dritten Organisation sein.
Alle Teilnehmer haben Zugriff auf für sie sicht- und hörbare Inhalte der Webkonferenz.
Innerhalb der UABS erhalten diejenigen Personen bzw. Stellen Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten, die diese Zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten benötigen.
>>> Weiter Informationen zur Datenverarbeitung durch in unserem Auftrag tätige Subunternehmen und andere externe Partner finden Sie im Kapitel „Kontakt per E-Mail“ unter dem Absatz „Datenempfänger“.

5.5.3 Zweck und Rechtsgrundlage

Nach vorheriger Absprache bzw. einer erfolgten Einladung per E-Mail, wird Microsoft Teams dafür genutzt, um sich mit Ihnen per Video-Konferenz zu besprechen oder um Online-Meetings bzw. Webinare für Besprechungen oder Schulungen durchzuführen.
>>> Weitere Informationen darüber, zu welchem Zweck und auf welcher Rechtsgrundlage die bei einer Webkonferenz anfallenden Daten durch die UABS verarbeitet werden, finden Sie im Kapitel „Kontakt per E-Mail“, im Abschnitt „Zweck und Rechtsgrundlage“.

5.5.4 Speicherdauer

Von Microsoft Teams erhobene personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für die Durchführung der Webkonferenz sowie deren Nachbereitung erforderlich ist.
Meeting-Metadaten und technische Protokolle werden für die Dauer der Bearbeitung sowie zur Gewährleistung der Betriebssicherheit kurzfristig gespeichert und anschließend gelöscht, sofern keine sicherheitsrelevanten Vorfälle oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten eine längere Speicherung rechtfertigen.
Inhalte aus Chats oder bereitgestellte Dateien können entsprechend interner Aufbewahrungsfristen gespeichert werden. Aufzeichnungen werden – sofern erstellt – nur für die jeweils angegebenen Zwecke gespeichert und anschließend gelöscht.
>>> Weitere Informationen darüber, wie lange Daten, welche aus Audio- und Videokommunikation hervorgegangen sind, durch die UABS gespeichert werden, finden Sie im Kapitel „Kontakt per E-Mail“, im Abschnitt „Speicherdauer“ dieser Datenschutzerklärung.

5.5.5 Sicherheit

>>> Detaillierte Informationen zur Sicherheit bei Microsoft Teams finden Sie unter: https://learn.microsoft.com/de-de/microsoftteams/security-compliance-overview.
>>> Weitere Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten durch Microsoft können dem Kapitel „Kontakt per E-Mail“ unter dem Absatz „Sicherheit“ entnommen werden.
>>> Weitere Informationen zur Sicherheit bei Audio- und Videokommunikation mit der UABS, finden Sie im Kapitel „Kontakt per Telefon“, im Abschnitt „Sicherheit“.

5.6.1 Datenkategorien

Vor- und Zunamen, Funktions- bzw. Positionsbezeichnung, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Faxnummer, Adresse der Betriebs-/Arbeitsstätte, Signatur bzw. Informationen auf einer ggf. ausgetauschten Visitenkarte, Datum und Uhrzeit des Kontaktes und ggf. stichpunktartige Niederschriften über wesentliche Gesprächsinhalte, Gesprächspartner, Zweck des persönlichen Aufeinandertreffens und digitale Fotoaufnahmen von Arbeitsplätzen sowie Inhalte aus an uns überreichte Dokumente oder Dateien.
Der Umfang der verarbeiteten Daten hängt maßgeblich davon ab, welche Informationen Sie uns selbst zur Verfügung stellen oder welche für die Bearbeitung Ihres Anliegens erforderlich sind.
Aus buchhaltungs- und steuerrelevanten Gründen führen die Mitarbeiter der UABS für Fahrten mit dem Firmenfahrzeug ein Fahrtenbuch. Darin werden ggf. Aufzeichnungen zu An- und Abreise zum Treffen mit Ihnen, wie Datum und Uhrzeiten der Fahrten, angefahrene Adresse, Reisezweck, Name der Firma und/oder der besuchten Person vorgenommen.
Unser Auftragsverarbeiter für Bürodienstleistungen verarbeitet Stammdaten (z. B. Name und Vorname), Kontaktdaten (z. B. Name des Unternehmens/Arbeitgebers des Besuchers) und Besuchsdaten (z. B. Datum, Uhrzeit des Betretens/Verlassens und Name des besuchten Ansprechpartners), welche im Rahmen des Empfangsprozesses erfasst werden.

5.6.2 Datenempfänger

Innerhalb der UABS erhalten diejenigen Personen bzw. Stellen Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten, die diese Zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten benötigen.
>>> Weiter Informationen zur Datenverarbeitung durch in unserem Auftrag tätige Subunternehmen und andere externe Partner finden Sie im Kapitel „Kontakt per E-Mail“ unter dem Absatz „Datenempfänger“.
Sofern Sie sich beim Besuch unseres Firmensitzes am Empfang melden, werden die zuvor beschrieben personenbezogenen Daten von unserem Servicedienstleister für Bürodienstleistungen ABAKUS Business-Center, in 01307 Dresden auf der Blasewitzer Straße 41 verarbeitet.
Mit dem ABAKUS Business-Center hat die UABS einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung geschlossen (Art. 28 DSGVO), zur Vermietung von Büro- und Konferenzräumen sowie zum Empfang, zur Übermittlung und zur Nachsendung von Post- oder Paketsendungen.

5.6.3 Zweck und Rechtsgrundlage

Die UABS verarbeitet personenbezogene Daten von Ansprechpartnern, Kontaktpersonen und Beschäftigten unserer Kunden (z. B. Ihres Arbeitgebers oder Vertragspartners), die für unsere Leistungserbringung relevant sind. Konkret erfolgt die Verarbeitung zur Kommunikation, Terminabsprache, Koordination von Vor-Ort-Terminen, zur Dokumentation von Begehungen, Audits, Besprechungen, zur Erstellung von Qualifikations- oder Unterweisungsnachweisen und zur kaufmännischen Abwicklung. Wir haben gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO ein berechtigtes Interesse an der Datenverarbeitung, um eine effiziente Kommunikation und Vertragsabwicklung zu ermöglichen. Soweit die Verarbeitung zur Erfüllung gesetzlicher Vorgaben im Rahmen des Umwelt-, Brand- oder Arbeitsschutzes erfolgt (z. B. Dokumentation nach dem Arbeitssicherheitsgesetz), ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit den jeweils anwendbaren arbeitsschutzrechtlichen Vorschriften.
Beim Besuch unseres Firmensitzes erfolgt die Datenverarbeitung zur Organisation des Empfangs, Information unseres Ansprechpartners über Ihren Besuch, Koordination von Vor-Ort-Terminen, Wahrung des Hausrechts (Zutrittskontrolle) auf Grundlage unseres berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), einen reibungslosen Besuchsablauf und eine effiziente Kommunikation sicherzustellen.
Die Datenverarbeitung beim Empfangsprozess zur Wahrung gesetzlicher Verpflichtungen, wie Arbeits- und Brandschutz (z. B. um im Evakuierungsfall die Anwesenheit zu prüfen) erfolgt auf der Rechtsgrundlage zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).

Das Erstellen von digitalen Fotoaufnahmen (z. B. von Arbeitsmitteln, Arbeitsplätzen, baulichen oder technischen Anlagen) im Rahmen von Begehungen bzw. Besprechungen dient der Dokumentation des Ist-Zustands und der Erfüllung unserer vertraglichen Prüf- und Beratungspflichten. Die Rechtsgrundlage hierfür ist die Vertragserfüllung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO oder unser berechtigtes Interesse gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO an der ordnungsgemäßen und nachweisbaren Dokumentation unserer Leistungen.
Die Führung des Fahrtenbuches dient der ordnungsgemäßen Dokumentation von Dienst- und Privatfahrten zur Vorlage beim Finanzamt sowie zur steuerrechtlichen Gewinnermittlung bzw. Versteuerung des geldwerten Vorteils. Rechtsgrundlage hierfür ist die Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit den geltenden steuerrechtlichen Vorschriften (z. B. § 8 Abs. 2 EStG).
>>> Weitere Informationen darüber, zu welchem Zweck und auf welcher Rechtsgrundlage die bei persönlichem Kontakt anfallenden Daten durch die UABS verarbeitet werden, finden Sie im Kapitel „Kontakt per E-Mail“, im Abschnitt „Zweck und Rechtsgrundlage“.

5.6.4 Speicherdauer

Durch unseren Auftragsverarbeiter für die beschriebenen Bürodienstleistungen verarbeitete Stamm-, Kontakt- und Besuchsdaten werden im Rahmen des Empfangsprozesses nicht von diesem gespeichert, sondern werden unmittelbar an den Ansprechpartner der UABS vor Ort weitergeleitet.
Im Fahrtenbuch enthaltene Daten werden, wie alle buchhaltungs- und steuerrelevanten Dokumente, für 10 Jahre aufbewahrt.
>>> Weitere Informationen darüber, wie lange Daten, welche aus einem persönlichen Kontakt hervorgegangen sind, durch die UABS gespeichert werden, finden Sie im Kapitel „Kontakt per E-Mail“, im Abschnitt „Speicherdauer“ dieser Datenschutzerklärung.

5.6.5 Sicherheit

Sämtliche Mitarbeiter unseres Auftragsverarbeiters für Bürodienstleistungen sind schriftlich zur Verschwiegenheit sowie zur Einhaltung der datenschutzrechtlichen Anforderungen verpflichtet. Die verbale Übermittlung Ihrer Daten an unsere internen Ansprechpartner erfolgt unter Einhaltung technischer und organisatorischer Maßnahmen, die sicherstellen, dass unbefugte Dritte (z. B. wartende Personen im Empfangsbereich) keine Kenntnis von Ihren Daten erlangen.
Das Fahrtenbuch wird während des täglichen Betriebs sowie bei kurzzeitigen Parkvorgängen verdeckt im verschlossenen Fahrzeug mitgeführt. Außerhalb der Einsatzzeiten (z. B. nach Dienstschluss oder bei längeren Standzeiten) wird das Fahrtenbuch in geschlossenen und gesicherten Räumlichkeiten aufbewahrt, um unbefugten Zugriff Dritter zu verhindern. Der Zugriff auf das Fahrtenbuch ist ausschließlich dem jeweiligen Fahrer sowie ggf. zur Prüfung berechtigten Personen (z. B. Buchhaltung/Steuerberatung) gestattet. Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nur, wenn dies zur Erfüllung gesetzlicher (steuerrechtlicher) Pflichten erforderlich ist.
Nicht mehr aufzubewahrende Unterlagen werden mittels Aktenvernichtung nach DIN-Norm (mindestens Sicherheitsstufe P3) unwiderruflich zerstört.
Insofern die Dokumente eingescannt und elektronisch gespeichert und verarbeitet werden, so werden entsprechende Maßnahmen zur Sicherheit unserer IT-Infrastruktur ergriffen.
>>> Weitere Informationen zur Sicherheit von gespeicherten Daten bei der UABS, finden Sie im Kapitel „Kontakt per E-Mail“, im Abschnitt „Sicherheit“.

5.7.1 Datenkategorien

Es werden insbesondere Ihre Adressdaten, wie Vor- und Zunamen, Adresse der Betriebs-/Arbeitsstätte, Datum und Uhrzeit des Kontaktes und der Kommunikationsverlauf bzw. Inhalt gesendeter Post bzw. Pakete verarbeitet.
Insofern dies aus Ihrer postalischen Nachricht hervorgeht oder wir im Anschluss an Ihre Kontaktaufnahme mit Ihnen Kontakt aufnehmen, können auch Funktions- bzw. Positionsbezeichnung, E-Mail-Adresse, Telefonnummer oder Faxnummer von uns verarbeitet werden.
Der Umfang der verarbeiteten Daten hängt maßgeblich davon ab, welche Informationen Sie uns selbst zur Verfügung stellen oder welche für die Bearbeitung Ihres Anliegens erforderlich sind.

5.7.2 Datenempfänger

Sofern eine postalische Kontaktaufnahme erfolgt, werden bestimmte Ihrer personenbezogenen Daten von unserem Servicedienstleister ABAKUS Business-Center, in 01307 Dresden auf der Blasewitzer Straße 41 verarbeitet.
Mit dem ABAKUS Business-Center hat die UABS einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung geschlossen (Art. 28 DSGVO), zum Empfang, zur Übermittlung und zur Nachsendung von Post- oder Paketsendungen.
Das ABAKUS Business-Center verarbeitet die sichtbaren Adressdaten, welche sich auf der Außenseite der Post befinden, um die UABS über den Posteingang zu informieren und diese an uns weiter zu leiten. Der Inhalt gesendeter Post, wie Briefe oder Pakete, wird vom ABAKUS Business-Center nicht verarbeitet, da diese ungeöffnet an die UABS weitergeleitet werden. Weiterhin werden Datum und Uhrzeit des Posteingangs verarbeitet.
Innerhalb der UABS erhalten diejenigen Personen bzw. Stellen Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten benötigen.
>>> Weiter Informationen zur Datenverarbeitung durch in unserem Auftrag tätige Subunternehmen und andere externe Partner finden Sie im Kapitel „Kontakt per E-Mail“ unter dem Absatz „Datenempfänger“.

5.7.3 Zweck und Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung Ihrer Daten im Rahmen der postalischen Kontaktaufnahme und die Einbindung unseres Servicedienstleisters für Bürodienstleistungen (ABAKUS Business-Center) erfolgt zur Bearbeitung Ihres Anliegens (Beantwortung von Anfragen oder Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen) gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO oder aufgrund unseres berechtigten Interesses an einer effektiven, zentralisierten Kommunikation mit Interessenten und Dritten gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Von unserem Auftragsverarbeiter für Bürodienstleistungen erfasste personenbezogene Daten werden außerdem von diesem verarbeitet, um seine Tätigkeit in unserem Auftrag uns gegenüber korrekt abzurechnen und die Leistungserbringung nachzuweisen. Die Rechtsgrundlage hierfür ist das berechtigte Interesse an einer prüfbaren Leistungsabrechnung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Bei der Entgegennahme von steuer- oder handelsrechtlich relevanter Post, liegt unsererseits außerdem die Rechtsgrundlage zur Erfüllung unserer gesetzlichen Pflichten gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO vor.
>>> Weitere Informationen darüber, zu welchem Zweck und auf welcher Rechtsgrundlage die bei einer Webkonferenz anfallenden Daten durch die UABS verarbeitet werden, finden Sie im Kapitel „Kontakt per E-Mail“, im Abschnitt „Zweck und Rechtsgrundlage“.

5.7.4 Speicherdauer

Durch unseren Auftragsverarbeiter für die beschriebenen Bürodienstleistungen verarbeitete Daten bleiben so lange bei diesem gespeichert, bis die jeweilige Leistung abgerechnet wurde und der Zweck des Leistungsnachweises entfallen ist. Dies kann im Einzelfall bis zu einem Jahr dauern. Nach der Rechnungsstellung werden die Daten bei unserem Auftragsverarbeiter gelöscht, sofern sich keine längere Aufbewahrung im Falle einer rechtlichen Auseinandersetzung oder zur Abwehr von Haftungsansprüchen ergibt. In einem solchen Fall können die Daten für die Dauer der jeweiligen Verjährungsfrist (nach §§ 195 ff. BGB in der Regel drei Jahre zum Jahresende) gespeichert bleiben.
>>> Weitere Informationen darüber, wie lange Daten, welche aus einem persönlichen Kontakt hervorgegangen sind, durch die UABS gespeichert werden, finden Sie im Kapitel „Kontakt per E-Mail“, im Abschnitt „Speicherdauer“ dieser Datenschutzerklärung.

5.7.5 Sicherheit

Die UABS gewährleistet auch den Datenschutz für postalisch empfangenen Schriftverkehr. Dabei kommen verschiedene Sicherheitsmaßnahmen zu Einsatz.
Eingehende Post wird zugriffsbeschränkt, also nur von autorisierten Personen entgegengenommen, sortiert und weitergeleitet.
Bis zur Bearbeitung und anschließenden Archivierung erfolgt die Aufbewahrung in verschlossenen Räumlichkeiten, die vor dem Zugriff durch Unbefugte geschützt sind.
Nicht mehr aufzubewahrende Unterlagen werden mittels Aktenvernichtung nach DIN-Norm (mindestens Sicherheitsstufe P3) unwiderruflich zerstört.
Insofern die Dokumente eingescannt und elektronisch gespeichert und verarbeitet werden, so werden entsprechende Maßnahmen zur Sicherheit unserer IT-Infrastruktur ergriffen.
>>> Weitere Informationen zur Sicherheit von gespeicherten Daten bei der UABS, finden Sie im Kapitel „Kontakt per E-Mail“, im Abschnitt „Sicherheit“.